10 redenen om processen te beschrijven

Als manager in een organisatie wil je dat alles vlekkeloos verloopt en dat er controle is over de uitvoering van je product of dienst. Hierbij is niets zo vervelend als processen die niet efficiënt verlopen. Dit kost extra tijd en energie voor de eigen organisatie en het leidt niet tot de gewenste kwaliteit en klanttevredenheid. Kortom: processen die niet optimaal verlopen, frustreren de eigen medewerkers en schrikken bestaande en nieuwe klanten af.

Maar hoe weet je nu dat je in controle bent en dat de processen de gewenste resultaten opleveren?

De visie van Riktade is dat het start met het krijgen van inzicht. Dit wordt gecreëerd door de processen vast te leggen. Dergelijke trajecten vergen tijd en energie van de eigen organisatie. Voor de acceptatie van dergelijke projecten is het belangrijk om aan te geven waarom (een deel van de) processen beschreven gaan worden. Vanuit de ruime ervaring met het begeleiden van organisaties in het opstellen van procesbeschrijvingen heeft Riktade een opsomming gemaakt van de 10 belangrijkste redenen. Vaak zijn er meerdere op een organisatie van toepassing.

De 10 belangrijkste redenen om processen te beschrijven

1. Duidelijkheid voor medewerkers
   Procesbeschrijvingen en bijbehorende werkinstructies geven duidelijkheid aan medewerkers over wat er van hen wordt verwacht. De mate van detail is situatie afhankelijk.
2. Leveren van de gewenste kwaliteit
   De uitvoering van het proces bepaald de kwaliteit van het resultaat. Procesbeschrijvingen bieden handvatten om te borgen dat er continu de gewenste kwaliteit wordt geleverd.
3. Controle en beheersing over de uitvoering
   Procesbeschrijvingen vormen de handvatten om ze te beheersen. En om het bedrijfsresultaat te verbeteren is het belangrijk om in control te zijn van deze processen. Het inzicht in de processen en ketens leidt tot een betere besturing van deze processen en daarmee een verbeteren van het bedrijfsresultaat.
4. Delen van kennis
   Het is belangrijk om de aanwezige kennis binnen uw organisatie vast te leggen, om te borgen dat deze voor de lange termijn beschikbaar blijft. Het is een risico als een organisatie afhankelijk is van de kennis en kunde van één of enkele medewerkers.
5. Communicatiemiddel
   Procesbeschrijvingen geven inzicht in de activiteiten en hoe deze uitgevoerd moeten worden. Het is een goed middel om nieuwe medewerkers hierover te instrueren en om wijzigingen in de organisatie te communiceren.
6. Input voor procesverbetering
   Een verandering start met het inzicht in de huidige situatie. Bij het doorvoeren van een procesverbetering wordt eerst de huidige situatie in kaart gebracht en vervolgens de gewenste situatie. Het verschil zijn de implementatie acties. Verbeteringen kunnen bijvoorbeeld gewenst zijn om klantgerichter te gaan werken, om de output te verbeteren, om de efficiency te verbeteren.
7. Inzicht in proces- en informatiearchitectuur
   De meeste processen worden ondersteund door informatiesystemen. Procesbeschrijvingen geven het inzicht in de ondersteuning van deze systemen. Aanvullend geven procesbeschrijvingen ook de requirements op het moment dat er een nieuw informatiesysteem gekozen en ingericht dient te worden.
8. Inzicht in de organisatie
   Onderdeel van het opstellen van procesbeschrijvingen is het inzicht geven in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Door vast te leggen wie welke taak en verantwoordelijkheid heeft, wordt geborgd dat alle benodigde acties uitgevoerd worden (en er daarmee geen activiteiten tussen wal en schip vallen) en dat alle processen goed op elkaar aansluiten.
9. Verplicht vanuit wet- en regelgeving
   Er kan een wettelijke verplichting zijn om aan te kunnen geven welke processen er worden gevolgd. Hiervoor dienen specifieke processen beschreven,  geïmplementeerd en periodiek getoetst te worden.
10. Onderdeel van accreditatie en/of certificatie
    Onderdeel van het verkrijgen van verschillende certificeringen (bijvoorbeeld ISO 9001 of ISAE 3402) is het vastleggen van de processen, inclusief een proces waarmee de kwaliteitsmeting en borging wordt vastgelegd. Voor organisaties kan dit een verplichting zijn (voor tenders) of een unique selling point.

Riktade heeft ruime ervaring in het begeleiden van organisaties in het inzichtelijk maken en beschrijven van de interne administratieve processen. Wilt je weten hoe Riktade je kan helpen bij het in controle komen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een eerste kennismaking!