Top 3 verspillingen in sociale zekerheid

Sociale zekerheid. Complexe materie. Zowel procesmatig als inhoudelijk. Welk bakje bevat welke informatie? Het komt weinig voor binnen organisaties. En op het moment dat ze er mee te maken krijgen (als dat al wordt geconstateerd!), dan worden alle bakjes maar geopend om de juiste informatie te vinden. De (financiële) impact daarentegen is wel groot. En als processen niet goed worden uitgevoerd, dan leidt dit tot boetes of tot het niet benutten van regelingen. Voldoende potentie tot verbetering dus! Het is belangrijk om te gaan zorgen dat iedereen weet in welk bakje er gezocht moet worden!

In de afgelopen jaren heeft Riktade ruime ervaring opgedaan met het optimaliseren van processen in het kader van de sociale zekerheid. De inhoudelijke kennis van de verschillende regelingen is hierbij gecombineerd met het Lean gedachtegoed. Bij de verschillende trajecten kwamen vaak dezelfde aandachtspunten naar voren. Hierbij delen we de top 3 verspillingen, met daarbij het advies hoe deze te elimineren.

Top 3 verspillingen

  1. Bijhouden van gegevens en documenten op meerdere plekken
    Er is onderbouwing nodig om aanspraak te kunnen maken op de regelingen. Voorbeelden: een zwangerschapsverklaring, een bevestiging van een no-risk status of een beschikking vanuit het UWV. Op het moment dat deze documenten worden ontvangen, is het vaak niet duidelijk wat ermee moet gebeuren. Waar vindt archivering plaats? Hoe worden gegevens verwerkt? Hoe lang moeten documenten bewaard worden? Gevolg: documenten en gegevens worden op meerdere locaties vastgelegd (onder het motto: beter te vaak opslaan, dan één keer misgrijpen). Er zijn ook geen heldere afspraken opgesteld waarom welke documenten of gegevens waar worden bewaard. Terugvinden van gegevens is lastig, laat staan het verwijderen op verzoek van de medewerker (ook verplichting vanuit de AVG!). 
    Advies: Zorg voor een proces en heldere (werk)afspraken om ontvangen gegevens en documenten te verwerken. Dit geeft duidelijkheid, kost minder tijd en zorgt voor een compliant administratie.
  2. Wachten op beoordelingen of terugkoppeling
    Een beoordeling is nodig om te bepalen of er van een regeling gebruik gemaakt kan worden. Het uitvoeren van deze beoordeling kost niet veel tijd. Echter, de doorlooptijd is vaak wel lang. Een aanvraag, een bestand, een terugkoppeling blijft op meerdere plekken liggen om te wachten op de volgende bewerking in het gehele proces. Er is onvoldoende flow. Gevolg: onnodig wachten door verschillende instanties, organisaties of medewerkers voordat er gebruik gemaakt kan worden van de verschillende regelingen. 
    Advies: Maak het hele proces (van aanvraag tot en met beoordeling en terugkoppeling) inzichtelijk. Richt het proces zo in dat een ‘aanvraag’ in één keer door het hele proces kan stromen, zodat er meer flow in het gehele proces komt.
  3. Uitvoeren van dubbele controles
    Er worden controles uitgevoerd om te beoordelen of juiste vergoedingen worden ontvangen. Is de grondslag waarop een uitkering wordt bepaald correct? Is de termijn waarover de uitkering wordt verleend correct? Dergelijke controles worden op meerdere momenten uitgevoerd. Bij het indienen van een aanvraag, bij het ontvangen van een bevestiging en bij de daadwerkelijke uitbetaling en ontvangst van gelden. Elke controle kost tijd, net als elke aanpassing. En hoe later in het proces een controle wordt uitgevoerd, hoe lastiger het is om een correctie door te voeren. Gevolg: doorvoeren van aanpassingen kost veel tijd en er is onvoldoende lerend effect aanwezig, doordat er veel tijd verstreken is tussen de actie en de constatering. 
    Advies: Richt controles zo vroeg mogelijk in het proces in (controleer bij de bron!). Er kan tijdig worden bijgestuurd en er kan direct terugkoppeling plaatsvinden. Hierdoor is het lerend effect groter en is er minder tijd nodig om aanpassingen door te voeren.

Riktade helpt

Voor veel bedrijven is sociale zekerheid niet de ‘core business’, daarmee wordt er niet altijd voldoende aandacht besteed aan de onderliggende processen. Door middel van het combineren van de kennis vanuit de sociale zekerheid met het Lean gedachtegoed heeft Riktade een unieke propositie ontwikkeld om organisaties te ondersteunen om processen goed in te richten, de juiste werkinstructies te maken en om onderliggende systemen te selecteren. Resultaat: De juiste bakjes worden direct geopend, waardoor er een goede benutting is van de regelingen, er een compliant administratie aanwezig is en dat er wordt borgd dat medewerkers en organisaties krijgen waar ze recht op hebben. Wil jij weten hoe Riktade je hierbij kan helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Riktade
© 2017-2020 Riktade. Alle rechten voorbehouden.