Zie je door de KPI’s de doelstellingen niet meer?

Zijn er in jouw organisatie ook heel veel Key Performance Indicatoren (KPI’s) benoemd om inzicht te creëren in de uitvoering? En kost dat ook zoveel tijd om de informatie te verzamelen? Zonder dat er uiteindelijk daadwerkelijk iets mee wordt gedaan?

Herkenbaar?

Zo gaat het in veel organisaties. Er worden veel key performance indicatoren benoemd – je zou er immers een paar vergeten. Deze worden in fancy dashboards geplaatst. En dat geeft het management de tools om te kunnen (be)sturen. Vraag is echter of dit echt de benodigde informatie geeft? Zien we door alle KPI’s de daadwerkelijke doelstellingen nog wel?

Het kan ook anders! 

Veel organisaties onderkennen het belang van het creëren van inzicht. Dit vormt de basis om ‘fact-based’ beslissingen te kunnen nemen en niet op gevoel. Dit inzicht krijg je door de uitvoering van activiteiten te meten en om de resultaten te beoordelen. Dit geeft input om bij te sturen. De KPI’s zijn die elementen die gemeten worden. 

Voor zover een goed verhaal. Wat echter vaak gebeurt is dat er binnen organisaties een overschot aan KPI’s wordt vastgesteld. ICT helpt hier goed bij, dit biedt mogelijkheden voor vastleggen, delen en inzichtelijk maken van informatie. De dashboard’s die worden opgesteld geven heel veel gegevens weer. Bevatten ze echter ook de juiste informatie? Helpen ze echt om te kunnen sturen? Deze overload aan indicatoren zorgt vaak voor verwarring en het leidt tot micromanagement. Wordt er gestuurd op de juiste aspecten? 

In 7 stappen KPI’s opstellen

Het kan ook anders! Binnen Riktade gebruiken we de volgende stappen om KPI’s op te stellen die organisaties helpen om te sturen. Die bijdragen aan het realiseren van de business doelstellingen. Die voorkomen dat er een informatie overload ontstaat.

1. Stakeholders
Het opstellen van KPI start bij belanghebbenden. Stel dus vast wie de belanghebbenden binnen de scope van de opdracht zijn. 
Voorbeeld: 

  • Medewerkers
  • Klanten
  • Management

2. Kritieke succesfactoren
De stakeholders hebben diverse belangen. Dit zijn de kritieke succesfactoren. Maak deze voor de verschillende stakeholders inzichtelijk. 
Voorbeeld: 

  • Verlagen van de kosten
  • Versnellen van de doorlooptijd
  • Verhogen van de omzet (per relatie)
  • Verminderen van het aantal fouten

3. Performance indicatoren
De kritieke succesfactoren geven weer wanneer de organisatie (vanuit het perspectief van de stakeholders) succesvol is. Maak de vertaling naar SMART indicatoren. Dit worden KPI’s die gemeten gaan worden en waarop gestuurd gaat worden. Stel hierbij vast welke gegevens daadwerkelijk gemeten kunnen worden. Hierbij heeft het altijd de voorkeur om gegevens geautomatiseerd te kunnen verkrijgen. En zorg voor focus!
Voorbeeld: 

  • Kosten: personeelskosten voor uitvoering + kosten middelen
  • Fouten: Hoeveelheid uitval per periode
  • Doorlooptijd: Tijd van bestelling tot daadwerkelijke levering

4. Normeren
Wanneer zijn we dan tevreden? Stel vast wanneer de organisatie tevreden is. Dit kan bijvoorbeeld middels een 0-meting. De huidige situatie wordt als basis genomen. Bepaal daarna welke verbetering verwacht wordt.

5. Visualiseren
Een grafische weergave helpt om resultaten inzichtelijk te maken, om een trend weer te geven en om daarmee daadwerkelijk te kunnen sturen. Stel een ‘dashboard’ op om dit inzicht te geven. Stel ook een bandbreedte vast. Welke afwijkingen zijn acceptabel? Geef dit ook visueel weer. Hiermee wordt voorkomen dat er te veel gestuurd moet gaan worden.

6. Implementeren
Uiteindelijk moet de werkwijze geïmplementeerd worden in de organisatie. De 1eperiode wordt gebruikt om vast te stellen of de metingen goed en consistent uitgevoerd worden (hier kan de 0-meting goed voor gebruikt worden), of het dashboard de informatie op de juiste wijze weergeeft en of dit de KPI’s zijn om te kunnen sturen.

7. Continu verbeteren
Ook hier is continu verbeteren belangrijk. Doelstellingen en belangen veranderen. Zorg dat KPI’s alligned blijven hiermee. Zorg dan ook dat er minimaal jaarlijks een check is of de juiste KPI’s nog worden gebruikt, en pas deze aan indien nodig.

Riktade heeft ruime ervaring met het begeleiding van organisaties in procesmanagement. Belangrijk element hierin is altijd het opstellen van de KPI’s voor de nieuwe situatie om grip te krijgen. De genoemde stappen helpen om eenvoudig, pragmatisch maar vooral resultaatgericht KPI’s te kunnen bepalen. Hopelijk helpt het jou ook om de focus aan te brengen in de KPI’s. Om daarmee je echt te kunnen richten op het realiseren van de business doelstellingen. Wil jij ook KPI's om echt te kunnen gaan sturen? En niet meer verzonden in een overkill aan gegevens? En wil je weten hoe Riktade je hierbij kan helpen? Neem dan vrijblijvend contact met me op.

Riktade
© 2017-2020 Riktade. Alle rechten voorbehouden.