Van strategie naar KPI

  • Er is onvoldoende allignment tussen afdelingen en ze hebben geen gedeelde doelstellingen
  • Medewerkers zijn onvoldoende betrokken bij het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen
  • Projecten worden nooit voltooid (of hebben lange doorlooptijden)
  • De toegevoegde waarde van projecten aan de bedrijfsstrategie is onduidelijk
  • Onduidelijkheid in prioriteiten, en deze prioriteiten veranderen regelmatig

Herkenbaar?

Oorzaak is vaak dat organisaties onvoldoende strategische planning hebben, en daarmee ook onvoldoende focus op belangrijke (verbeter)projecten. De capaciteit is beperkt, daarom is het voor een organisatie belangrijk om een goede afweging te maken hoe deze ingezet gaat worden. Toch doen veel organisaties dat niet, met bovengenoemde symptomen als gevolg. 

Oplossing: keuzes maken! Maar hoe doe je dat?

Achtergrond

Voor veel organisaties is het een uitdaging om strategische plannen te vertalen naar projecten en acties voor de dagelijkse praktijk. Het gevolg is dat iedereen maar wat doet, dat er veel verschillende initiatieven lopen, dat er langs elkaar wordt heen gewerkt (in plaats van dat men elkaar versterkt), etc. Kortom: er wordt veel tijd en energie gestopt in acties zonder helder doel. Maar hoe kan het dan wel?

Hoshin Kanri matrix

Een krachtig instrument hiervoor is de Hoshin Kanri matrix. Het begrip Hoshin Kanri is Japans en betekent vrij vertaald ‘de richting (het kompas) van de organisatie inregelen’. De techniek zorgt ervoor dat verbeteringen op verschillende niveaus afgestemd zijn met de strategische doelen van de organisatie. In een visuele weergave (op één bladzijde) wordt er een koppeling gemaakt tussen de lange termijn doelstellingen en de acties op de werkvloer. Deze matrix geeft de handvatten aan medewerkers om zich te richten op het behalen van duidelijke doelstellingen die in lijn zijn met de langere termijn strategie van de organisatie. 

Gebruik 

De Hoshin Kanri Matrix kan gebruikt worden voor de volgende doelen:

  • Communicatie van de strategie naar de organisatie
  • Afstemmen van projecten op de strategie en daarin de juiste prioriteiten stellen
  • Vaststellen betrokkenheid van de concrete key performance indicatoren
  • Afdelingen en individuen verantwoordelijk maken voor het realiseren van doelstellingen
  • Aanbrengen van focus
  • Toewijzen van de benodigde mensen en middelen
  • Transparantie bieden in de voortgang en de resultaten

Aanpak

Bij het opstellen van een Hoshin Kanri Matrix worden de volgende stappen doorlopen (waarbij de visie van de organisatie het uitgangspunt is):

  • Opstellen van langetermijndoelen (3-5 jaar) vanuit de visie
  • Realiseren van een cascadering van de doelen
  • Bepalen van meetbare jaardoelen op een grote afdeling, of meerdere afdelingen
  • Vertalen van de jaardoelen naar concrete verbetertrajecten
  • Koppelen van de verbetertrajecten aan personen (sponsors, projectmanagers et cetera)
  • Borging door frequente review van de matrix en de status. Idealiter komt de visie volledig terug in (dagelijkse) acties en gedrag van iedere werknemer. Een review vindt bijvoorbeeld wekelijks plaats door een stand-up tussen (project)managers in een open ruimte. En door kernwaarden met gedragingen wekelijks te behandelen.

Resultaat

De Hoshin Kanri matrix wordt visueel weergeven. Bij het opstellen doorloop je de volgende stappen:

  1. Invullen van de lange termijn doelen
  2. Invullen van jaardoelstellingen
    Geef hierbij aan welke jaardoelstellingen bijdragen aan welke lange termijndoelen
  3. Vertalen naar verbeter trajecten
    Ook hierbij geef je weer aan welk verbeter traject bijdraagt een welke jaardoelstelling(en)
  4. Toevoegen van concrete meetpunten, Key performance indicatoren
    Door aan te geven welke KPI voor welk project wordt gebruikt, maak je heel concreet de toegevoegde waarde inzichtelijk
  5. Aangeven wie er verantwoordelijk/betrokken zijn bij de verbeteringen
    Tenslotte geef je aan welke betrokkenen er bij de verschillende projecten zijn. Hiermee wordt de rol van ieder (of iedere afdeling) inzichtelijk

Voorbeeld van een Hoshin Kanri Matrix.

Hoshin Kanri 

Riktade

Riktade heeft ruime ervaring met het begeleiden van organisaties in Lean optimalisatie projecten. De ervaring is dan ook dat dergelijke trajecten een duidelijke link moeten hebben met de strategie om succesvol te zijn. Het gebruik van de Hoshin Kanri matrix is daarin een zeer effectief hulpmiddel gebleken. Wil jij ook weten hoe jij de strategie van je organisatie kunt vertalen naar concrete verbetertrajecten? Om daarmee focus aan te gaan brengen? En om zodoende sneller concrete resultaten te bereiken? Neem geheel vrijblijvend contact met me op om jouw uitdagingen te bespreken! 

Riktade
© 2017-2021 Riktade. Alle rechten voorbehouden.